主页 > 新闻中心 > 公司动态 >

班组长训练如何管理自己的时间?


日期:2022-12-05 来源: 作者:标杆精益 查看( )


 

班组长训练如何管理自己的时间?(图1)


—1—

什么是“时间管理”

   时间管理是有效地运用时间,降低变动性。时间管理的目的:决定什么事该做,什么事不该做。时间管理最重要的功能是透过事先的规划,作为一种提醒与指引。一个人的时间管理能力直接决定着这个人的工作效率以及未来的成长性。

 

  班组长训练如何管理自己的时间?“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费,以便有效地完成既定目标。时间具备四个独特性(供给毫无弹性、无法蓄积、无法取代、无法失而复得),所以,时间管理的对象不是“时间”,而是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。

 

1、供给毫无弹性

 

时间的供给量是固定不变的,不会增加、也不会减少,每人每天只有24小时,所以我们无法开源。

 

2、无法蓄积

 

时间不能象人力、财力和物力那样被积蓄储藏。不论愿不愿意,我们都必须消费时间,所以我们无法节流。

 

3、无法取代

 

任何一项活动都有赖于时间的花费,时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因而,时间是无法取代的。

 

4、无法失而复得

 

时间无法像丢失物品一样失而复得。它一旦消逝,则会永远消逝。花费了金钱,还可赚取,但浪费了时间,任何人都无力挽回。

 

班组长需要理解两个概念:

 

1、所谓“时间的浪费”,是指对目标毫无贡献的时间方面的消耗。

 

2、所谓“自管理者的管理”,就是指班组长必须抛弃陋习,引进新的工作方式和生活习惯,包括要制定目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放,加上自我约束、持之以恒,这样才能提高效率,达到事半功倍的效果。

 

—2—

时间管理的原则


班组长在进行时间管理时要遵循六项基本原则:

 

班组长训练如何管理自己的时间?(图2)

1、明确目标

 

1.1 明确目标的重要性

 

作为班组长要有明确的目标,因为当一个人没有明确目标的时候,自己不知道该怎么做,别人也没办法帮助你。当然,目标要看得见、够得着,才能成为一个有效的目标,才会形成动力,帮助你获得自己想要的结果。

 

犹如以下案例中的查德威克一样,当她看得见她的目标时,她就坚持到底而且成功了,而当她看不到目标时则失败了。

 

案例:

 

195274日清晨,加利福尼亚海岸起了浓雾。在海岸以西21英里的卡塔林纳岛上,一个43岁的女人准备从太平洋游向加州海岸,她叫费罗伦丝·查德威克。

 

那天早晨,雾很大,海水冻得她身体发麻,她几乎看不到护送她的船。时间一分一秒地过去了,成千上万的人在电视上看着她。有几次,鲨鱼靠近了她,被人开枪吓跑了。

 

15个小时之后,她又累又冻得发麻,她知道自己不能再游了,就叫人拉她上船。她的母亲和教练在另一条船上,他们都告诉她海岸很近了,叫她不要放弃,但她朝加州海岸望去,除了浓雾什么也没看不到……

 

其实,人们拉她上船的地点,距离加州海岸只有半英里!后来她说,令她半途而废的不是疲劳,也不是寒冷,而是因为她在浓雾中看不到目标。

 

查德威克一生中也就只有这一次因为看不到目的地没有成功。

 

1.2 如何确定目标

 

作为班组长,你要确定你的目标是看得见够得着的,不要定得太高也不要太低。另外,一个人的目标与企业的目标越保持一致,他的潜能发挥就越大,就越有发展。

 

我们来看看以下的案例。

 

案例:

 

有个人经过一个建筑工地,问那里的石匠们在干什么?三个石匠有三种不同的回答。

 

第一个石匠回答:“我在做养家糊口的事,混口饭吃。”

 

第二个石匠回答:“我在做整个国家最出色的石匠工作。”

 

第三个石匠回答:“我正在建造一座大教堂。”

 

三个石匠的回答给出了三种不同的目标。

 

第一个石匠说自己做石匠是为了养家糊口,这是短期目标导向的人,只考虑自己的生存需求,没有大的抱负;

 

第二个石匠说自己做石匠是为了成为全国最出色的匠人,这是职能思维导向的人,做工作时只考虑本职工作,只考虑自己要成为什么样的人,很少考虑组织的要求;

 

第三个石匠的回答说出了目标的真谛,这是经营思维导向的人。

 

作为班组长,要学习第三个石匠,思考目标的时候要把自己的工作和企业的目标关联,从企业价值的角度看待自己的发展,这样你才会获得更大的发展。

 

成功等于目标,时间管理的目的是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标。你必须把今年度410个目标写出来,找出一个核心目标,并依次排列重要性,然后依照你的目标设定一些详细的计划,你的关键就是依照计划行动。

 

2、有计划、有组织地进行工作

 

所谓有计划、有组织地进行工作,就是把班组长工作的目标正确地分解成工作计划,通过采取适当的步骤和方法,最终达成有效的结果。具体可按以下方法来做。

 

1)将有联系的工作进行分类整理。

 

2)将整理好的各类事务按流程或者轻重缓急来加以排列。

 

3)按排列顺序来逐个地处理。

 

4)为制定上述方案安排一个安静考虑的时间。

 

5)由于工作能够有计划地进行,自然也就能够看到哪些工作应该按什么次序进行,哪些工作是可以同时进行的。

 

有了计划,就必须有行动。行动是一件了不起的事,班组长在采取行动时一定要记住:切实执行你的计划和创意,以便发挥它的价值,因为不管主意有多好,除非真正身体力行,否则永远没有收获;执行时应准确估计困难,做好各项准备,并在执行过程因环境、条件的改变而及时调整。

 

3、分清工作的轻重缓急

 

在日常生活中,行事次序的方式主要有以下各种,班组长可以先了解一下自己平时喜欢用哪种方式。

 

1)先做喜欢做的事,然后再做不喜欢做的事。

 

2)先做熟悉的事,然后再做不熟悉的事。

 

3)先做容易的事,然后再做难做的事。

 

4)先做只需花费少量时间即可做好的事,然后再做需要花费大量时间才能做好的事。

 

5)先处理资料齐全的事,然后再处理资料不全的事。

 

6)先做已排定时间的事,然后再做未排定时间的事。

 

7)先做经过计划的事,然后再做未经计划的事。

 

8)先做别人的事,然后再做自己的事。

 

9)先做紧迫的事,然后再做不紧迫的事。

 

10)先做有趣的事,再做枯燥的事。

 

11)先做易于完成的整件事或易于告一段落的事,然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事。

 

12)先做自己所尊敬的人或与自己关系密切有利害关系的人所拜托的事,然后再做其他人所拜托的事。

 

13)先做已发生的事,再做未发生的事。

 

以上的各种行事准则,从一定程度上说大致上都不符合有效时间管理的要求。

 

班组长既然以“目标的实现”为导向,那么在一系列以实现目标为依据的待办事项中,到底哪些应该先着手处理、哪些可以拖后处理、哪些甚至不予处理呢?

 

作为班组长,一定要记住:处理事情优先次序的判断依据是事情的“重要程度”。“重要程度”是指对实现目标的贡献大小。当然,班组长同时也要考虑事情的“缓急程度”,也就是说,在考虑行事的先后顺序时,应先考虑事情的“轻重”,再考虑事情的“缓急”。

 

在班组的日常管理中,班组长应先处理重要而紧急的事情,这才是正确的行事方式。

 

4、合理地分配时间

 

合理地分配时间就是要运用巴列特定律(也称8020原理)来管理自己的时间。巴列特定律是指80%的时间花在重要的事情上,20%的时间花在烦琐的小事上。

 

8020原理对班组长的重要启示是避免将时间花在琐碎的多数问题上,因为就算你为这些小事花了80%的时间,你也只能取得20%的成效。所以,你应该将时间花在重要的少数事情上,因为做好了这些重要的少数事情,你只需花20%的时间,即可取得80%的成效。

 

掌握重点可以让班组长的工作计划不致偏差。因为一旦一项工作计划必须在危急的情况下完成时,犯错的概率就会增加。班组长就很容易陷在日常琐碎的事情处理中。但是有效进行时间管理的人、有效做计划的人,总是确保最关键的20%的活动具有最好的效果。

 

5、与别人的时间相互协调

 

人类的任何组织,不论大小,都有其周而复始的节奏性、周期性,而班组长作为社会或是企业中的一员,毫无疑问地要与周边部门或人发生必然的联系。在这种情况下,班组长需要互相尊重对方的时间安排,也就是说要与别人的时间取得协作。

 

认清并适应企业的节奏性与周期性是成功的要素。作为班组长,也许你拥有很好的现场改善的构想,但是如果你在生产已经开始、各部门的工作已排得满负荷的时候才提出你的构想,很可能你就要等到生产任务不是很紧时(这可能在几个月后),构想才会被慎重考虑,甚至可能会扔到垃圾桶里去。

 

同样地,当班组长需要到某一部门去参观学习,也需要提前与该部门的人员进行预约,双方共同达成一个有关时间、地点、人员安排等的约定,否则,突如其来的打扰会令对方措手不及,甚至有可能将你拒之门外。

 

作为班组长,冷静下来想一想,你是不是也在经常抱怨外部的打扰(电话、来访等),既然如此,你是不是也应该站在对方的角度考虑问题,严格要求自己,提前做好计划与安排,与他人的时间取得协作,这样就可以少一份慌乱、多一份从容。

 

6、制定规则、遵守纪律

 

“没有规矩,不成方圆”,因为有纪律,才有秩序。在时间管理中,班组长同样要强调纪律与规则。

 

制定规则、遵守纪律的核心主要体现在以下3个方面。

 

1)在进行工作的时候,一定要念念不忘这个工作应于何时截止。

 

2)即使没有规定截止的具体日期,自己也要树立一个何时完成的目标。

 

3)由于不得已的原因而不能按期完成时,一定要提前和相关部门取得联系,将影响缩小在最小范围内。